管理受试者发起(Viedoc Me)的访视

  • Published by Viedoc System 2023-03-07
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简介

Viedoc Me 是 Viedoc 的电子受试者日志或者电子化患者报告结果（ePRO）。激活 Viedoc Me 功能仅需在试验流程模块将某访视设定为由受试者发起即可。因此，Viedoc Me 功能的配置与表单类似，也是在 designer 应用中完成的。Viedoc Me 功能的使用需要使用许可书，但配置试验流程和访视并不需要使用许可书。

注意！只有针对受试者起始访视有编辑权限的用户才能为受试者创建账号。如果您没有该访视的编辑权限，那么手机图标（请见下图）是不可见的。

若要了解更多关于终端用户如何使用 Viedoc Me，请访问下列课程：

系统语言

在 Viedoc Me 中，标准系统中自有的项会由 Viedoc 进行翻译，例如 “返回”和“下一页” 按钮。其他表单中的内容则需要在 Deisgner 中配置其翻译文本。请见 翻译语言管理。

所有 Viedoc Me 支持的语言列表，请见 系统语言。如您所需的语言不在其中，请尽早联系支持团队。

注意！ 用户所使用的浏览器的默认语言会影响 Viedoc Me 语言显示功能。若 Viedoc Me 没有显示出您预期的语种，请提醒用户检查浏览器默认语言的设定。

设计受试者发起的访视

创建表单

创建 Viedoc Me 的表单与创建其他表单并无区别，然而，作为 Viedoc Me 功能，在本节下文中将提到，一些与标准的表单的区别。若需浏览关于如何创建表单的指南，请见 创建和编辑表单。

注意！受试者发起的访视表单中的项必须能够被所有角色权限进行编辑。不能针对编辑权限设置特定的角色权限。

语言

当创建 Viedoc Me 表单时，需要使用与标准表单相同的语言来进行创建。但您无需为每一种语言创建一套表单，这样做会导致拆分数据库。Viedoc Me 支持将多种翻译导入同一张表单中，用户通过选择他们需要的语种来激活相应的翻译文本。通过这种方式，所有语种都被整合于同一张表单中。

在表单预览模式下，您即可看到通过选择不同语种，Viedoc Me 表单被翻译为不同的语言。

导出表单时，Excel 和 CSV 各种的导出数据中，表单会使用 Designer 中配置所用的语言 （在Clinic中浏览时相同），但 PDF 的导出表单中所用的语言是用户填写表单时所选的语言。

每个组自成一页

表单设计时的每个组会被在 Viedoc Me 用户界面中单独作为一页显示。

视觉模拟量表

当在Viedoc Me中用于问卷调查时，VAS刻度看起来像是带有滑块的刻度而非Viedoc Clinic中的数值型结果。

通过单击刻度或移动滑块，对象可以指示疼痛或症状的严重程度。 单击重置按钮将删除滑块并清除数值。 点击重置按钮，滑块将消失并且数据会被删除。当用户单击量表时，滑块将重新出现。 提交Viedoc Me调查表后，将禁用滑块，并将重置按钮替换为锁。

如果要确保VAS刻度显示在10厘米处，建议使用iPad Mini （水平方向）填写Viedoc Me问卷。

图像

关于如何添加图像，请见 如何在Viedoc中将图像添加到表单。

文件上传

文件上传字段允许Clinic用户将文件上载到表单。 Viedoc Me 表单允许的最大文件大小为512 MB。

绘图板

绘图板项允许Viedoc Me用户绘制图纸并提交给Clinic。绘图被保存为文件，可以在Clinic中下载，同文件上传项一样。

在设计绘图板时，有三个背景选项可用：

  • 空：显示一个完全空的绘图区，用户可以自由绘图。
  • 人体轮廓图：显示一个正面和背面视角的人体轮廓图，用户可以在上面作标记。
  • 签名：显示一个空行，用户可以在上面签名。

数据检查、功能、质疑、初始值

Viedoc Me表单不支持以下功能：数据检查、功能、质疑、初始值以及包含表单链接项的表单。

将表单添加到访视中

表单一旦创建，它们需要被置于访视中。如果对于某个访视，您想使用Viedoc Me从受试者端收集数据，则需要从访视的通用设置中的来源下拉列表中选择受试者填写。

如果研究流程中的至少一个访视被标记为受试者发起的，则手机图标将出现在Viedoc Clinic的详情页面上。 中心用户可以使用该图标为该特定受试者启动一个Viedoc Me帐户。

注意！

  • 访视可以是Viedoc Clinic访视，也可以是受试者发起的访视。 不能在同一访视中 Clinic所要填写的表单与Viedoc Me问卷表单混在一起，因此您需要为Viedoc Me表单创建一个单独的受试者发起的访视。
  • 研究开始访视和固定访视下的第一个访视不能是受试者发起的访视。
  • 在配置由受试者发起的访视时，必须在计划选项卡中激活允许日期计算功能，才能显示 Viedoc Me 访视。如果一个访视无法计划在某固定时段，则该访视将被设定为非计划内访视。

计划由受试者发起的访视

受试者发起的访视可以在下列两个层级中进行配置：

  1. 在访视层，设定预计访视发生的日期。
  2. 在活动层，设定预计活动发生的时间点。这代表您能计划一个访视发生在某天，并在当天内规划比如3个活动（早/中/晚）：

计划一个受试者发起的访视时：

1

单击活动右上角的笔图标来编辑现有活动：

将打开活动设置对话框。
2

在窗口期设置选项卡上，选中受试人启动访视允许窗口期计算复选框。 单击时钟图标，然后输入受试者可填写Viedoc Me调查表的开始时间。

默认时间是00:00。 如果要重新开始，请单击下拉列表，然后选择重置以返回默认时间。
3

在窗口期前和窗口期后的字段中，输入上述建议时间之前/之后的小时数。 默认值为建议时间之前1h和之后1h。

注意！ 将时间窗口设置为+/- 0小时，意味着受试者必须在建议的时间（即恰好在该分钟）完全启动Viedoc Me问卷！

为活动设置建议的时间计算后，所选时间窗口将显示在研究流程的活动标题中。

Viedoc Me 提醒的设置

为受试者设置 Viedoc Me 提醒时：

1

单击笔图标以打开活动设置窗口。

活动设置窗口将打开。
2

在Viedoc Me 提醒选项卡，点击新提醒。

注意！为受试者发送的提醒邮件或者短信的时间计算是根据在编辑或修改受试者数据的那一刻的可视条件进行的。例如，当您编辑一个受试者的数据的时候，该操作可以触发一个新访视，或者您填入了一些新的表单，这些时候会进行提醒的时间计算。然而，如果您的试验设计当中，可视条件是随着时间变化的，那么系统是无法每时每刻追踪计算所有提醒邮件和短信的，依然会根据之前编辑受试者数据时候触发的计划，进行提醒。
3

配置提醒：

  1. 在提醒信息字段中填写发送的信息内容。注意! 在信息栏中不支持系统变量或其他变量。
  2. 设置提醒将通过电子邮件/短信发送给受试者的日期。 您可以选择
    • 目标日期发送，或者
    • 发送 n 天 前/后目标日期
  3. 通过单击时钟图标并选择时间来设置将发送提醒的时间。 本提醒将使用该中心所在时区的当地时间。
4

如果要为同一活动添加更多提醒，请单击增加提醒，然后设置提醒信息，日期和时间。
5 单击关闭以保存您的设置。窗口关闭。

击删除提醒可删除。

重要！要将提醒发送给受试者，必须完成以下设置：

  1. 在Viedoc Admin中研究设置，必须激活在Viedoc Me中提醒信息发送方式中至少一个复选框。 选择电子邮件和/或短消息，请参阅课程研究常规设置。
  2. 在Viedoc Clinic中，必须在Viedoc Me帐户中输入受试者的电子邮件地址和/或电话号码，并且必须激活向该Email发送提醒/向该电话号码发送提醒的选项。 仅当激活Viedoc Admin中的Viedoc Me中提醒信息发送方式时，这些字段才可见。

请注意！

  • 如果活动未完成，即活动中至少有一种未填写的表单，则会向受试者发送Viedoc Me提醒。
  • Viedoc Me提醒是根据当前有效的研究设计发送的。 这意味着，即使对于在较旧的设计版本中添加的受试者，也会根据当前激活的设计版本中的设置发送Viedoc Me提醒。
  • Viedoc Me提醒是根据中心所在时区的当地时间发送的。
  • Viedoc Me提醒不会追溯发送。 如果在应该发送提醒的时间之后添加了受试者，则不会将提醒发送给该受试者。
  • Viedoc Me提醒不会被发送给不可见的访视。

提示消息的文本可以翻译。 这与受试者引发的访视中的表单翻译相同。 有关更多信息，请参见管理受试者发起的访视的翻译。

管理上线后的更新

Viedoc Me表单在提交后将被锁定。必须先解锁这些表但，然后才能应用修订。因此，最好在新版本中更改Viedoc Me表单。请记住，必要时也需要更新翻译件，请参考管理受试者发起的访视的翻译。

翻译语言管理

通过执行以下步骤，可以翻译受试者发起的访视中的表单以及相应的提醒：

1 选择要翻译成的语言。
2 导出包括所有表单中需要翻译字段的Excel文件。
3 翻译。
4 导入完成翻译的文件。

将研究设计从测试服务器迁移到生产服务器

当将研究设计从测试服务器迁移到生产服务器时，Viedoc Me 表单的翻译都将丢失并且必须在设计导入生产服务器之后重新配置。更多请见 将研究设计从测试服务器迁移到生产服务器。

重要！

如果您在培训服务器上工作时已经执行了翻译，并且打算在以后将设计导入到生产服务器中，为了在导入后提供翻译，您还必须在生产服务器上重复以下操作：

如果在执行翻译后修改了设计（例如，通过更改翻译的文本或字段ID），请确保相应地更新翻译并重新导入翻译的文件。

选择要翻译成的语言

可以定义设置研究设计时使用的默认语言，以及将表单翻译成的语言：

1 在Viedoc Designer中，点击设置。
2

在语言栏，设定以下：

  • 初始 - 选择设计中使用的默认语言（设计所有访视，活动，表单和字段时使用的语言）。这是要翻译的语言。
  • 附加 - 单击并选择要翻译成的语言。
3 点击保存。

导出表单中需要翻译的文字

当导出表单文本进行翻译：

1

请在Viedoc Designer中的设置部分的选中语言导入/导出选项卡。
2 在导出翻译文本窗格区域，从下拉列表中选择要翻译的语言。 列表中可用的语言是设置语言时选择为附加的语言（请参考选择要翻译的语言）。
3

单击并逐一选择要翻译的表格。 确保选择受试者发起的访视中包含的表单。 名为Workflow的表单包含试验流程中设置的所有提醒。
4 单击导出。 您将获得一个Excel文件，其中每个选定的表单都有一个单独的工作表，其中包含相应表单的所有文本。

翻译

在上一步获得的Excel文件中，将翻译后的文本添加到右侧的列中。 确保仅翻译文本，并且标记与Default Text列中的标记完全相同。

注意！ 如果要翻译的文本仅包含数字，则在下一步中将翻译后的文件导入Viedoc时可能会引起问题。 要解决此问题，请删除数字或在数字前加上'（例如'1）。 添加前缀将使Excel将数字视为文本。

导入完成翻译的文件

执行翻译后，如果您拥有Excel文件，则必须按照以下步骤将其导入：

1 转到设置中的语言导入/导出选项卡下。
2 在导入表单翻译文本下，单击Upload a file。
3 浏览并选择包含翻译的Excel文件。
4 点击导入。