Viedoc Me の管理

  • Published by Viedoc System 2024-11-12
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このページの内容は、Viedoc Meアプリケーションを管理する施設のスタッフを対象としています。

はじめに

対象の試験で適用可能な場合、Viedoc Meのアカウントを有効にすることが可能です。患者はウェブブラウザを使用して、携帯電話、タブレット、ＰＣ等のデバイスから試験にデータを送信することができます。

注意！ Viedoc Meアカウントを有効にできるのは、試験開始イベントフォームの編集権限を持つユーザーロールのみです。編集権限がない場合、詳細ページには下の画像のようなスマホアイコンは表示されません。

Viedoc Meアカウントを有効化する

被験者のViedoc Meアカウントを有効化する。

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被験者症例画面の右上にある、携帯電話のアイコンをクリックします。

Viedoc Meアカウントを有効化ウィンドウが開きます。
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参加者への表示言語

ドロップダウンリストから言語を選択して、被験者に表示する言語を選択します。
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参加者メールアドレスおよび参加者電話番号

被験者のメールアドレス および/または電話番号を入力してください。 正確なデータ入力を行うために、2回入力する必要があります。

注意！これらのオプションは、Eメールおよび/またはSMSメッセージによる「アクセス詳細（ログイン情報）」の共有機能が試験設定で有効になっている場合にのみ表示されます。このオプションを有効にするには、試験責任者に連絡してください。
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リマインダーを参加者に通知する方法を指定します。

リマインダーを電子メールおよび/またはSMSメッセージで送信するかを選択します。

注意！これらのオプションは、電子メールおよび/またはSMSメッセージによる「アクティビティリマインダーの許可」機能が試験設定で有効になっている場合にのみ表示されます。このオプションを有効にするには、スタディマネージャーにお問い合わせください。

リマインダーの設定は、Viedoc Meアカウントのアクティベーション後もいつでも変更できます。

入力したメールアドレスおよび/または電話番号にテストメッセージを送信できます。メールアドレスおよび電話番号の確認を参照してください。
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右上にあるアカウントの有効化をクリックします。Viedoc Meアカウントウィンドウには、被験者のアカウント情報とログイン情報が表示されます。

Viedoc Meアカウントのアクティベーションプロセスは完了しました。
対象者にログイン情報を共有するには、以下の手順を続けてください。

注意！ Viedoc Meアカウントは、1回につき1人の被験者のみ有効化できます。

被験者へのViedoc Meアカウントのログイン情報の共有

Viedoc Meアカウントが有効化された後、被験者にログイン情報を共有するためのいくつかの方法があります。これはいつでも行うことができ、必要に応じて何度でも繰り返すことが可能です。

被験者にログイン情報を共有する。

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被験者カードを開き、詳細ページの右上にある電話アイコンを選択してください。

Viedoc Meアカウントウィンドウが表示されます。
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被験者へのViedoc Meログイン情報の共有オプションを選択してください。印刷するかPDFファイルとして保存

  • Viedoc Meのログイン情報を含むPDFをダウンロードします。このPDFは印刷して紙で被験者に渡すことも、他の手段でPDFとして共有することも可能です。

  • 参加者のメールアドレスに送信する
    Viedoc Meのログイン情報を電子メールで送信します。

  • SMSで送信する
    Viedoc Meのログイン情報をSMSメッセージで送信します。

注意！ Viedoc Meのアクセス情報（ログイン情報）を電子メールおよび／またはSMSメッセージで共有する機能が試験設定で有効化されていない場合、この画面には刷するかPDFファイルとして保存オプションのみが表示されます。この機能を有効化するには、試験管理者に連絡してください。

注意！ Viedoc MeのログインページURLには必ず「idp」という文字列が含まれます。これは正常な挙動です。
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共有方法を選択したら、共有を選択して操作を完了します。

  • 「刷するかPDFファイルとして保存
    Viedoc Meのログイン情報を含むPDFがブラウザにダウンロードされます。

  • 参加者のメールアドレスに送信する
    Viedoc Meのログイン情報が電子メールで被験者に送信されます。

  • 「SMSで送信する
    Viedoc Meのログイン情報がSMSメッセージで被験者に送信されます。

注意！ ログイン情報を共有した後、再度共有したい場合は、「共有」ボタンの横に「グイン情報を共有する前にPINコードをリセットする必要があります」というメッセージが表示されます。再共有する前にPINのリセットを行ってください。

PINコードをリセットする手順に従って、PINコードをリセットしてください。

患者のメールアドレスと電話番号を確認する

被験者の連絡先が正しいことを確認するために、テストメール/SMSメッセージを送信することができます。Viedocから送信されたテストメールおよびSMSメッセージには返信できません。


注意！テストメールまたはSMSメッセージの送信は、電子メールおよび/またはSMSメッセージによる「アクセス情報の送信先」および/または「アクティビティのリマインダーを許可する」の機能が、試験設定で有効になっている場合にのみ可能です。


テストメールおよび/またはテキストメッセージを送信方法：

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被験者の詳細ページで、電話アイコンをクリックしてViedoc Meアカウントウィンドウを開きます。テストメールを送信および/またはテストメッセージを送信をクリックします。

注意！「テスト送信」のリンクは、電子メールアドレスおよび／または電話番号が入力されて保存された後にのみ利用可能です。Viedoc Meアカウントウィンドウで行われたすべての変更は保存する必要があり、それによりテスト送信リンクが使用可能になります。
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テスト電子メール／SMSメッセージの送信結果は、メッセージとして表示されます。

テストメッセージが正常に送信された場合：

テストメッセージの送信が失敗した場合：

この場合、編集を選択して電子メールアドレスまたは電話番号を再入力し、変更を保存した後、再度テストメッセージの送信を試みてください。

注意！ メッセージが正常に送信されたことは、正しい電子メールアドレスまたは電話番号が入力されたことを保証するものではなく、Viedocから正常に送信されたことのみを示します。アドレスや番号が正しいかどうかを確認するために、被験者にメッセージが届いたかどうかを確認してください。
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テストメッセージは、再送しますか？を選択することで再度送信できます（例えば、被験者がメッセージを受信したことを確認できない場合など）。

PINコードをリセットする

被験者のPINは、PINのリセットを選択することでいつでもリセットできます。

PINをリセットした後、上記の手順5および6に従って、PDF、電子メール、またはSMSメッセージで再度ログイン情報を共有する必要があります。

重要！ 新しいPINを使用してログインする前に、アカウントをロック解除する必要があります。以下のViedoc Meアカウントをロック/ロック解除するを参照してください。

Viedoc Meへのクイックアクセス

被験者がモバイルフォンでViedoc Meを使用する場合、URLをデバイスのホーム画面にショートカットとして保存すると、今後のログインが簡単になります。同様に、Viedoc MeのURLをコンピュータのブックマーク／お気に入りに保存することもできます。、Viedoc Me の使い方（試験参加者向けの情報）を参照ください。

Viedoc Meアカウントをロック/ロック解除する

Viedoc Meのアカウント詳細画面にあるアカウントロック/ロック解除のリンクをクリックすることで、Viedoc Meのアカウントをロックまたはロック解除することが可能です。

注意！患者が3回以上間違ったPINコードを入力すると、アカウントは自動的にロックされます。アカウントロックが発生するとロックされたアカウントに関する情報を含むアラートメールが送信されます。メールを受信するユーザーは、施設スタッフと、モニターで以下の権限を持っているユーザーとなります。

  • 患者と同じ施設へのアクセス権がある
  • データ入力許可および/またはClinicalレビュー/SDV権限のいずれかを持っている。データ入力権限は、試験開始イベントの許可だけでなく、任意のデータ入力権限として定義されている。

アカウントが（手動または自動で）ロックされると、Viedoc Meのアカウント詳細画面の右上に赤くアカウントがロックされましたと表示されます。右下のアカウントロック解除のリンクをクリックすると、ロックを解除することができます。

ステータスと患者のアクティビティの確認

受信アンケートとアクティビティのステータスについては、 Viedoc Me アカウントウィンドウのステータスタブをクリックしてください。 この画面では、これまでの患者のログイン回数、最終ログイン日時、患者のコンプライアンス、および受信アンケートが想定される時期を確認することができます。

ダウンロードログ

Viedoc Meアカウントに関連するすべてのアクティビティは、履歴をダウンロードをクリックしてExcelファイルとしてダウンロードすることもできます。

以下のアクティビティが保存され、最新のアクティビティがExcelファイルの一番上の行に保存されます。

  • 日付*
  • 時間*
  • アクティビティ
  • ユーザーネーム (Clinicのユーザーまたは患者)
  • 送信済みデータ/イベント名
  • 送信済みデータ/フォーム名
  • 送信済みデータ/予定日時*
  • 送信済みデータ/実際の日時*
  • 送信済みデータ/ステータス
  • ログイン結果
  • PINコード(ハッシュ)
  • メールアドレス変更 (ハッシュ)
  • 電話番号変更 (ハッシュ)
  • リマインダー設定変更 (メール、テキストメッセージのオン/オフ)

*サイトでの日時

Account activities シートの右側には、その患者に送信されたすべての電子メールとSMSメッセージに関する情報を含むCommunication Log シートがあります。

注意! Viedoc 4.70リリース以前の電子メールとSMSのコミュニケーションログも利用可能ですが、これらは4.70リリース以降のコミュニケーションログと同じレベルの詳細な情報は得られません。

コミュニケーションログは以下の情報を含んでいます。

  • Message ID - GUID
  • User name - Viedoc Me アカウント のユーザー名
  • Type of communication - SMS または Email
  • Datetime (UTC) -　コミュニケーションの発生日時（UTC）
  • Site type - Training または Production サイト
  • Message Type - Subject Reminder（患者へのリマインダー）または Contact Confirmation (送信確認)
  • Status - Success または Failed
    注意！ SuccessはViedocからのメッセージ送信が成功したことを意味し、FailedはViedocからのメッセージ送信が失敗したことを意味します。また、ステータスがSuccessであっても、受信者がメッセージを受け取らなかった場合は、Viedocの外部に問題があると考えられます。このような場合、またはステータスがFailedになった場合は、PS担当者にご連絡ください。
  • Providor - Proxy (Primary/Secondary) - メッセージの送信に使用されたプロバイダ (この情報はトラブルシューティングに必要に応じて使用されます）。

Viedoc Meアカウント一覧ページ

運用されている試験で有効の場合、患者選択画面左上にあるドロップダウンリストからViedoc Meを選択すると、Viedoc Meアカウントの一覧が表示されます。

詳しくはレッスン患者選択画面の２・選択画面の概要をご覧ください。